タイムマネジメントに失敗する理由
そもそもなぜあなたがタイムマネジメントに失敗してしまうのかを考えたことはありますか？
大きく分けてタイムマネジメントで失敗してしまう理由は下記の3点です。
㈪自分自身の1日のスケジュールを詰め込みすぎている
㈫自分自身がタスクの優先順位を間違えている
多くの方はスケジュールを決める時に自分の作業時間について理解できていないので、無理なスケジュールで業務を進めているから、仕事がなかなか終わらないのです。
自分のことが理解できていない状態で作業を進めてしまう為、最終的に作業が終わらず残業を増やしてしまっているのです。
まずは自分の作業時間を知ることが重要
作業時間や予定している作業を詰め込みすぎている方には、まずは自分の作業時間を把握することから始めてみましょう！
作業時間を計測した後は、
・作業を簡略化できる方法はないのか？
上記を考えながらPDCAサイクルを進めていきます。
改善を少しずつ進めていくことで、
・作業できるタスク量の拡大
が少しずつ可能になります。
キッチンタイマーやストップウォッチを使用して計測するのももちろん良いですが、今回はおすすめの時間計測ツールも載せておきます！
Toggle（トグル）
Toggl Download Links for Desktop
時間管理の定番アプリといえば、Toggleを思い浮かべる方も多いのではないかと思います。
海外のサービスソフトなので基本は英語表記になっていますが、非常に簡単&シンプルなので登録から実際に利用するところまで、言語に関しての心配はありません。
これから取り掛かろうとしている作業の項目を作成し、後は始めるときにスタートボタンを押し、終わるときにストップボタンを押すだけです。
これだけで自分が何に時間を使っているかが簡単に可視化されます。特にマネジメント職の方は、プロジェクトチーム内で案件管理するのにもうってつけのツールです。
有料プランももちろんありますが、個人で使うのであれば無料プランでも機能面に不満を感じることはないと思うので、まずは実際に利用してみてはいかがでしょうか？
タイムクラウド
タイムクラウドは、文字入力が不要でタスク管理、共有することが可能。なおかつチーム向けの時間管理ツールになっているのが特徴です。
Googleアカウントでもログインは可能で、Chromeの拡張機能を使えば簡単にタスク入力が可能です。
スリムタイマー
タスクを効率よく管理しながらシェアできるツールになっています。タスクの始まりと終わりに1クリックするだけで、作業時間を管理できます。
管理している作業時間データはエクセルやCSVに保存したり、RSSフィードに登録したり、同僚にメールで送ることができます。
これらの時間計測ツールを使って、まずは自分の作業時間を明確にしておきましょう。
毎日のタスク予定を管理し、やらない作業を明確にする
自分の作業時間が明確になったらスケジュールを組んでいきます。
スケジュール計画を行う際には、下記の注意するポイントに意識してみてください。
1日にタスクの全てを詰め込みすぎないこと
これはタイムマネジメントがうまくできない方に多いのが特徴です。
なぜ1日にタスクを詰め込みすぎてはいけないかというと、予期せぬタスクが発生した際にスケジュールの再調整を行うためです。
予定していたタスク以外にも、
・クレームの対応
これらは突然発生するため、あらかじめ予定を組むことは難しいです。
だからこそ、緊急対応のできる時間をあらかじめ用意しておくことが重要なのです。
1日の作業時間の8割の時間を、予定していたタスクに使い、残りの2割を調整タスクとして用意しておくのがポイントです。
予め時間を確保しておくことで、臨機応変に対応することができるのです。
タスクを細分化して細かくゴールを設定する
タスクを細分化して細かくゴールを設定するのもポイントです。
例えば、打ち合わせの提案資料の作成がタスクの場合、
・提案資料に乗せる情報作成
・デザインの調整
などというように細分化して取り組んでいくのがポイントです。
0→1を始めることって苦しく感じますが、1→2は多少進んでいるので気持ちが楽になります。
そして作業に取り掛かるのも格段に早くなります。
やらなくていいタスクを捨てること
ここが意外と皆さんが気付いていないポイントかと思います。
やらなくて良いタスクを捨てることとは、やるべきタスクにフォーカスするということです。
1日の作業時間を意外とあなたがやりたいと思っているタスクややらなくてもよいタスクを進める時間に使用していることが多いです。
タイムマネジメントを行う上では、やるべきタスクに時間を使い、やらなくてもよいタスクに極力時間を使わないようにするのがキモです。
明日から取り入れるタイムマネジメント方法
自分の作業時間を把握し、スケジュールを組んだら後は作業に取り掛かっていきましょう！
時間の使い方とやるべきことが明確になっているため、格段と作業効率が上がることが期待されます。
そして、習慣化するまで繰り返し作業を進めることができたあなたは、今の時代に求められている「生産性の高い人材」になっていることでしょう。
「そうはいってもなかなか行動に移すのが苦手です…」
分かりますよ、、その気持ち。
重い腰を上げてどうすればよいか分からないことを行動するのはためらいがありますよね、、
そんなあなたのために、明日から使えるタイムマネジメントの小ネタを最後にご紹介いたします。
1日の始まりは簡単ですぐに終わるタスクから始める
誰でも朝から重たいタスクに取り掛かるのには抵抗があるかと思います。
その場合、数値の集計など、5分でできる内容の物から取り掛かることで仕事へのウォーミングアップを行うことが可能です。
完璧を目指さずにとりあえず始めてみる
仕事の基本は完璧を目指さずに少しずつでもよいので進めていくのが先決です。
どうしても人間は気が重いと思われる仕事でも、「とりあえずこれだけやってみよう」と思って少しだけでも作業に取り掛かると、自分の思っていたよりも早く作業が終わるときもあります。
なので、100％の完成度よりも〆切（納期）を最優先にして、少し不完全な状態でもスケジュール通りに進めていくことからまずは始めましょう。
限られた時間の方が良い仕事ができる。重要なのは集中力
余裕のあるスケジュールよりも、あえてタイトな締め切りを目の前にした方が以外に良い仕事ができるケースが存在します。
時間に制限があった方が集中力が格段にアップし、速いスピードでクオリティの高い仕事ができます。
ダラダラと長時間仕事をする事が必ずしも良い結果を生むとは限りません。
重要なのは短時間でどれだけ集中できるかです。
子供のころに夏休みの宿題を最後の3日間で急激に進めていくイメージです(笑)
重要なタスクがある場合は、なるべく1日の早い時間に入れる
大切な打ち合わせなど、重要なタスクは午前中などのなるべく早い時間に設定する。
1日の後半に入れてしまうと、それまでの時間はそればかりが気になって、集中力が下がり良い仕事が出来なくなり、結果的に無駄な時間を過ごしてしまうことに繋がります…
1日のタスクは前日の終わりに設定する
タスクリストやスケジュールを設定する場合は、前日の仕事の終わる頃、もしくは寝る前に行うのが効果的です。
前日にスケジュールを確定させ、出社して最初に再度スケジュールを確認することで、今日のやるべきタスクを再度理解した上で進めることで作業効率は格段に上がることでしょう。
結局マルチタスクは不可能
「仕事ができる人=マルチタスクが上手」というイメージがありますが、実は常にマルチタスクを進めているわけではありません。
タスクが複数ある場合は、時間を区切ってそれぞれの1つずつのタスクに集中する事で、マルチタスクを進めているように見えているだけなのです。
逆に、すべてのタスクを同時進行で進めようとすればするほど、作業が終わらないのです。。
単純作業と頭脳労働は分けて行う
タスクの種類をあまり頭を使わない単純作業と頭脳労働に分ける。
同じ種類のタスクをまとめ、同時間に脳の同じ部分を使う事で集中力と能率をアップさせる事が出来る。
右脳と左脳の使い分けが重要なのです。
まとめ
いかがだったでしょうか？
タイムマネジメントはWeb業界に限らずどの業界でも必須になっているスキルです。
時間は有限であるため、どうせなら振り回されるよりも自分自身でコントロールするほうが良いのではないでしょうか？
今回紹介した方法はほんのにと握りの内容ですが、皆さんのお役に立てれれば幸いです。
